歓迎会は、人事異動や入社で新しく仲間になった人をもてなす会で、部署の同僚や上司と気軽に飲みに行く飲み会とは異なります。

歓迎会と飲み会の違いは、以下の4点です。

• 歓迎される主役が存在する
• 多くの人数を集め、歓迎していることを表す
• 普段あまり交流のない人同士が集まる
• 歓迎する側、歓迎される側の挨拶の時間を設ける

このような歓迎会の特徴をおさえたうえで、準備を行いましょう。

歓迎会までに準備しておくことをリストアップしておきましょう。準備しておくことのリストの一例は以下のとおりです。

• 歓迎される主役の確認
• 日時の確定
• 人数の確認
• 主役の苦手な食べものの確認
• 会費の設定
• お店の予約
• 挨拶の依頼
• 参加者への案内
• 二次会の予約

1つずつ解説します。

まず、歓迎される主役を確認し、幹事から歓迎会を行う旨を連絡しましょう。人事異動してくる人や新入社員は、新しい環境に緊張しているはずです。歓迎会の企画を知らせると、部署全体で歓迎していると伝わり、緊張が和らぐでしょう。

次に、歓迎会の日時を確定します。日時を確定させるときには、歓迎する側で最も役職が高い人→主役、の順で都合の良い日時を聞きましょう。参加者が出席しやすい日や業務的に無理のない日などを優先して複数の日時を提示し、選んでもらうとスムーズです。開始時間は、就業時間と移動時間を考慮したうえで、早めの時間に設定すると良いでしょう。

日程が決まったら、部署メンバーに都合を聞き、参加人数を確認します。歓迎会は大人数の参加が好ましいです。参加できる人数が少なすぎる場合は、主役と上司の日程を調整したうえで、別の日程で再調整しましょう。感染症の蔓延などで大人数での開催が望ましくない場合は、リモート開催や少人数での開催も選択肢になるでしょう。

つづいて、主役に苦手な食べものを確認しましょう。良かれと思って予約したお店が主役の苦手な食べものばかりでは、せっかくの歓迎ムードが台なしになってしまいます。食べ物・飲み物の苦手なものを聞いておき、お店を予約するときには苦手なものを避けましょう。

あわせて「好きなものや食べたいものはありますか？」と聞いておくと、お店を予約しやすいためおすすめです。

次に、会費を設定します。会費を設定するときには、会社から補助が出るのか、すべて社員が払うのかを確認しましょう。歓迎会は通常の飲み会とは異なるため、会社から補助が出る場合はそれも踏まえたうえで、安すぎない会費を設定します。迷った場合は同僚や上司に相談すると良いでしょう。

次は、お店の予約です。会費に合ったコースを予約すると良いでしょう。コースでは飲み放題がついているプランにすると、さまざまなお酒が飲めて参加者の満足感を得やすくなります。お店によっては、予算に応じた料理や飲み物の変更、コース料金の変更に対応してくれる場合もあります。

座席の確認も重要です。大人数が参加するため、狭い座敷席では席を移動しにくく、主役と社員が交流しづらくなります。歓迎会の目的を踏まえて話しやすい座席があるお店を選びましょう。

お店を選ぶ際にはアクセスの確認も必要です。会社からアクセスの良いお店や、時間をかけて通勤している人が帰りの電車を心配する必要がないお店にすると、参加者の公平感を保てます。

歓迎会の挨拶は、お互いを知る良い機会になります。主役と上司に事前に挨拶を依頼しておきましょう。依頼するときに「2～3分でお願いします」と目安時間を伝えると、冗長な挨拶になりにくいためおすすめです。

すべての準備が終わったら、参加者へ「日時」「お店」「会費」などを案内します。

メールで案内する場合の例は以下のとおりです。

二次会に行く文化のある会社は、二次会のお店も予約しておきましょう。歓迎会は大人数が参加するため、当日にお店を探すのは困難です。人数の変動があっても対応できるよう、お店側の迷惑にならない範囲で、おおまかな人数で席のみを予約しておきます。

歓迎会の当日のおおまかな流れは以下のとおりです。

1. 開会の挨拶（幹事）
2. 乾杯（上司）
3. 食事・歓談
4. 新メンバーの紹介・挨拶
5. 閉会の挨拶（参加者の中で最も役職が高い人）
6. 一本締め

飲み放題つきのコースの場合、ラストオーダーの時間が決まっていることがほとんどです。ラストオーダーの時間から逆算し、「新メンバーの紹介・挨拶」と「閉会の挨拶」の時間を決めておくと、間延びせずメリハリのある歓迎会になります。

歓迎会当日に幹事が気をつけたいポイントは以下の6点です。

• 開始時間の15分前に到着する
• 主役が楽しんでいるか目を配る
• 料理や飲み物が行き渡っているか目を配る
• 挨拶のタイミングは事前に声をかけておく
• お会計の方法
• 解散するまで気を抜かない

1つずつ詳しく解説します。

開始の15分前にはお店に到着しておきます。お店に着いたら、以下を確認しましょう。

• 予約しているコース
• 取り皿や箸が人数分揃っているか
• 主役と上司が座る席

すべて確認できたら、自分の席を出入口付近に確保し、参加者が到着するのを待ちます。

歓迎会には主役が存在します。主役が楽しんでいるか目を配るのは幹事の役割です。主役にとって、初めて会う人が多い歓迎会は緊張するものです。主役が誰とも話していない場合には話しかけるなど、主役が楽しめるように幹事が工夫しましょう。

飲み放題つきのコースを予約した場合、料理や飲み物の提供にも目を配りましょう。飲み物のグラスが空いている人がいたら声をかけるなど、参加者が料理や飲み物を楽しめるような配慮も幹事の役割です。

主役や上司に挨拶を依頼している場合、挨拶のタイミングが近くなったら事前に声をかけましょう。楽しく会が進むと時間を忘れがちになるため、幹事が時間に気を配り、タイムキーパーの役割を担うことが必要です。

歓迎会のような大人数の宴会では、個別会計をできないことが多いため注意しましょう。当日の会費集めは避け、幹事が一括で立て替えて支払うのがスムーズです。

歓迎会が終わっても、解散するまで気を抜かないようにしましょう。支払いを滞りなく行い、忘れ物がないか、全員が揃っているかを確認します。

歓迎会の幹事が翌日以降にすべきことは、「参加者へのお礼メール」と「精算」です。参加者へのお礼のメールは、翌日が休日でない限り、出社したらすぐに送りましょう。特に、挨拶してくれた方へのお礼を忘れないようにします。

精算は、会社の経費を利用した場合、領収書を経理担当に提出する必要があります。領収書を紛失すると再発行できないことが多いため、速やかに処理しましょう。会費の過不足が出た場合は、余ったお金は参加者に戻し、不足分は追加で徴収して調整します。

歓迎会の会計は、カード払いが便利です。現金で支払う場合、会費×人数分の現金が必要になります。事前に会費を集めると「現金が足りない」という事態を避けられるものの、大金を持ち歩くリスクをともないます。

ただし、個人経営のお店などのなかにはカード払いに対応していないお店もあるため、注意が必要です。お店を予約するときには、カード払いの可否を確認しておきましょう。

歓迎会の会計をカード払いにすると、ポイントが貯まりやすいのがメリットです。歓迎会の会計をカード払いにしてポイントを得られる点は幹事の特権ともいえます。滞りなく幹事を務めたごほうびとして、カード払いでポイントを貯めても良いのではないでしょうか。また、大きい金額の現金に比べてお会計もスムーズに行えるなどのメリットもあります。