教授にメールを送る場合は、目上の人に対するマナーを覚えておく必要があります。社会では、メールのやり取りからコミュニケーション能力を判断されることも多いため、基本的なマナーを覚えておきましょう。

1つずつ紹介しますので、確認しましょう。

大学に入ると、大学名が入ったドメインのメールアドレスが、学生一人ひとりに支給されることが一般的です。教授にメールを送る場合は、できるだけ大学支給のメールアドレスを使い、フリーメールや携帯キャリアのアドレスの使用は避けることをおすすめします。

なぜなら大学のアドレス以外から送ると、迷惑メールと間違われ、メールを送ったのに確認してもらえないなど、トラブルになる可能性があるためです。やむを得ず大学のアドレス以外から送る場合は、事前に許可を得ておくと安心でしょう。

親しみやすい教授であっても、メールを書く場合は必ず正しい敬語を使いましょう。教授へのメールでNGな言葉遣いの例を以下に挙げます。

• 絵文字
• タメ口
• 話し言葉
• フランクな言葉遣い
• 「～してください」など、相手に強制する印象を与える表現
• 「。」の代わりに♪や☆などの記号を使用すること
• 「暇があれば」「暇な時間に」など丁寧さに欠ける表現

 教授に何かお願いする場合は「～してください」ではなく、「～していただけますでしょうか」といった表現を使用することが望ましいです。また「暇があれば」「暇な時間に」も、「お時間がありましたら」「ご都合の良い時に」などの丁寧な表現に言い換えましょう。

メールの内容がわかりにくいと、やり取りする回数が増え、教授に迷惑をかけるため、簡潔に必要な情報のみを記載しましょう。何を聞きたいのかを事前によく整理し、必要であれば質問に至った経緯と意図なども記載すると良いでしょう。

メールの文面は、読みやすさに配慮します。書き終わったら読みやすさや字脱字がないかを必ず見直して確認しましょう。メールを読みやすくする工夫を以下に挙げます。

• 箇条書きを使う
• 内容が変化するところで改行する
• 一文が長くならないようにする

メールは24時間いつでも送ることができますが、いつでも送って良いわけではありません。教授によっては、パソコンに届いたメールが、スマホにも通知されるように設定している場合があり、着信音がプライベートな時間を妨げてしまうこともあります。

至急の要件でない限り、深夜・早朝を避け、できるだけ勤務時間帯である8から18時の間に送信するようにしましょう。

授業を受けていると、教授のことをよく知っているような気になるかもしれません。授業や対面でカジュアルに話す教授の場合、距離感が近いと感じることもありますが、友人のような間柄ではないことを意識しましょう。きちんと礼儀をわきまえ、必ず敬語を使ってメールを作成しましょう。

教授へ送るメールの構成を紹介します。一般的なビジネスメールも同じ要領ですので、覚えておくと良いでしょう。紹介する順番に沿って作成すれば、簡単にメールが作れますので、ぜひ参考にしてみてください。

件名を読めば、対象（授業や課題など）と目的（相談・お願い・連絡・お礼・謝罪など）がわかるように書くと良いでしょう。以下は件名の書き方の例です。

• ◯◯（授業名や課題名）の内容についての質問
• ◯◯検定の学習法についてのご相談
• ◯月◯日ゼミ　欠席のご連絡

続いて、件名のNG例をいくつか紹介します。特に「件名なし」はNGです。以下のような書き方では、メールを開封すらしてもらえない可能性があるため避けましょう。

• 件名なし
• 授業に関する質問
• 課題のご相談
• お願い
• ご依頼

本文の最初に宛名を書きます。宛名は「◯◯（教授のフルネーム）先生」または「◯◯（教授のフルネーム）教授」と記載するのが一般的です。先生や教授の後に「様」を付けないように注意しましょう。

文頭には、簡単な挨拶・差出人（自分）の所属・フルネームを記載します。初めて教授にメールを送る場合は「初めまして。突然のメールで申し訳ありません。◯◯学を受講している◯大学◯学部◯年生（回生）の◯◯（自分のフルネーム）と申します。」と記載すると良いでしょう。

2回目以降にメールする場合は「お世話になっております。◯大学◯学部◯年生（回生）の◯◯です。」と記載しても問題ありません。大学名を記載するのは、教授がほかの大学でも講義を担当している場合があるためです。

文頭の挨拶のバリエーションについては、以下も参考にしてみてください。

• 初めてご連絡差し上げます。
• お忙しい中、突然のメールをお許しください。
• 日頃はお世話になり、ありがとうございます。
• いつもご指導いただき、厚くお礼申し上げます。

メールの本文では、用件を具体的かつ簡潔に記載します。本文中では、敬語の使い方にも注意が必要です。尊敬語と謙譲語の使い方が正しいか、「ご覧になられる」などの二重敬語がないかを確認しましょう。

本文の最後に、結び・締めの言葉を記載します。質問やお願いのメールの場合は、「ご多忙の折、恐縮ですが」や「勝手なお願いで申し訳ありませんが」などのクッション言葉を添えると良いでしょう。締めの言葉は、以下の例も参考にしてみてください。

• 以上、よろしくお願いいたします。
• お忙しいところ恐縮ですが、何とぞよろしくお願いいたします。
• お手数をおかけしますが、ご返信いただけましたら幸いです。
• これからもよろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。

メールの最後には、差出人の署名を入れます。前述のあいさつのところで差出人名を告げていますが、それでも署名の記載は必要です。署名は毎回手入力するのではなく、メールの署名機能を利用すると良いでしょう。メールの署名には、以下の内容を登録しておきます。

• 学部学科
• 学年
• 氏名
• 学籍番号
• メールアドレス

電話番号や住所は、プライバシー保護の観点から記載しなくても差し支えありません。記載する場合は、個人情報の取り扱いに十分ご注意ください。

教授に送ることの多い、6パターンの例文を紹介します。メールを送る際にぜひ参考にしてください。

レポートを遅れて提出する場合の例文を紹介します。遅れる理由やいつまでに提出できるのかも記載しましょう。

就活の都合などで、ゼミや授業の欠席を連絡する場合の例文を紹介します。予定がわかった時点で、できるだけ早めに連絡を入れるようにしましょう。また提出物がある場合は、早めに提出するなどの対処法もあわせて伝えると良いです。

教授へアポを取る場合の例文を紹介します。メールを送る時点でアポイントの相談内容や質問事項が明確であれば、あわせて記載しましょう。

教授に講義や課題に関する質問を送る場合の例文を紹介します。

教授へお礼を伝えるメールの例文を紹介します。アドバイスや教示された内容から得た気付きなどもあわせて記載すると、丁寧で良い印象を残すことができるでしょう。

教授のメールに返信する場合、気を配るべきマナーを2点紹介しますので覚えておきましょう。

教授からのメールを確認したら、できるだけ24時間以内に返信することをおすすめします。週末や連休を挟む場合は、2～3日以内を目安に返信しましょう。至急の場合を除き、返信の時間帯は深夜や早朝を避け、平日の8～18時に送るのが目安です。

自分が送った質問に対する回答であれば、本文の最初にメールを貰ったことに対してお礼を記載し、その後に必要事項を記載します。お礼の言葉としては「お忙しい中ご回答いただき、ありがとうございます。」などが適切です。

ただし、教授からのメールの内容がレポートの受領確認や欠席に対する了解の旨、またはメールに「返信不要」とある場合には、返信を送る必要はありません。

メールを返信する場合には、件名の頭に自動で「Re：」が付く、送ったメールに対する返信だとひと目でわかる機能があります。この「Re：」は消さず、元の件名も書き換えずに返信しましょう。

後からメールを探す場合、メールのやり取りの流れが件名からわかり、どのメールを開いて確認すれば良いか判断する助けになるためです。ただし、何度ももやり取りして「Re：」が増え、件名が見づらくなった場合は、適宜減らしても問題ありません。

また、異なる用件を返信メールで送るのは避けましょう。用件が異なる場合は、メールを作成するか、件名を変更して送信してください。

教授へメールを送る場合は、注意すべきマナーや言葉遣いに気を付ける必要があります。その中で大切なのは、教授へ敬意を払うことや、迷惑をかけないよう配慮すること、そして内容を明確かつわかりやすく伝えることです。紹介した例文を参考に、メールを作成してみてください。