進捗状況とは、ビジネスにおいては業務の進み具合のことです。ビジネスは1人ですべて行うことは少なく、複数人で1つのタスクやプロジェクトに着手するため、携わるメンバー単位での進捗状況の確認は欠かせません。

進捗状況の確認には、いくつかの注意点があります。ここでは、進捗状況を確認する際の注意点について、以下の3つを解説します。

1. 確認作業であることを忘れず配慮を持って対応すること
2. 余裕を持ったタイミングで確認すること
3. 何度もメールをしないこと

進捗状況の確認はプロジェクト管理の手続きです。聞かれた相手が「せかされた」「仕事の進み具合を疑われた」などと感じないよう、確認のための作業として丁寧に接しましょう。相手が社外の人であれ社内の人であれ、対応を間違うと今後の関係にも支障をきたす可能性があります。相手との良好な関係を長く続けるためにも、相手への配慮を忘れてはいけません。

進捗状況の確認は、余裕を持ったタイミングで確認することが効果的です。業務の納期直前に確認をして進捗状況の遅れがわかっても、間に合わない場合もあり得ます。余裕を持ったタイミングで進捗状況を確認し、早めに把握しましょう。

相手から返事がなかった場合でも、何度もメールを送るのは控えましょう。度重なるメールは、せかしている印象を相手に与えてしまいます。早急に返事が欲しい場合は、電話などで直接連絡を取るようにしましょう。

進捗状況を確認する際には、最低限のメールマナーを守り、メールを送付するようにしましょう。ここからは、進捗状況を確認する際のメールマナーについて、以下の3つを解説します。

1. 丁寧さを心がけること
2. 内容は簡潔にまとめること
3. 期限をわかりやすく伝えること

期限が来ていないうちに進捗状況を確認すると、相手は自分が信用されていないと思うことがあります。進捗状況を確認するときは、高圧的な内容にならないよう注意しましょう。

メールを送る目的は、相手が抱える業務の進捗状況の確認です。そのため、不要な文章は避け、簡潔にまとめて確認するようにしましょう。「どの業務のどの状況を確認したいのか」をまとめておけば、相手にもわかりやすく、返事がしやすくなります。返事の早さにも影響するでしょう。

進捗状況の確認メールに対して返事が欲しい場合は、その旨を書くようにしましょう。返事の期限を相手に伝えておくことも、スムーズに仕事を進めるうえで欠かせないことです。期限がはっきりとしないメールの対応は後回しになりがちです。メール本文に必ず期限をわかりやすく記載するようにしましょう。

業務の進捗状況を確認する際には、相手に失礼のない内容を心がける必要があります。ここでは、以下の3つの場面で社外の相手に進捗状況を確認するメールの例文を紹介します。

1. 単に進捗状況を確認する場合
2. 以前に進捗状況の確認メールを送ったが返事がない場合
3. タスクやプロジェクトの納期が過ぎている場合

進捗状況を確認する際は、「どの業務のどの状況を確認したいのか」を明確に記載しましょう。特に、複数のタスクやプロジェクトを依頼していれば、その配慮は必須です。単に進捗状況を確認する場合、以下の例文を参考にしましょう。

進捗状況確認のメールに返事がない場合でも、強く催促をしないよう注意が必要です。あくまでも相手に配慮し、以下の例文を参考にメールを送りましょう。以前に送信した確認メールに返信するかたちで、メールの下部に履歴を示すと経緯がわかりやすくなります。

タスクやプロジェクトの納期を過ぎても連絡がない場合、メールだけでなく電話などで確認することも必要です。このような場合は、相手の状況を確認したうえで代替案を検討することも視野に入れましょう。

進捗状況の報告は、簡潔でわかりやすくすることが重要です。ここからは、以下の3つの場面で進捗状況を報告するメールの例文を紹介します。件名については、「Re:【ご確認】◯◯（業務名）の進捗状況について」のように先方からの進捗状況の確認メールにそのまま返信するか、ここから紹介する例文を参考にしてください。

1. 単に進捗状況を報告する場合
2. 以前に進捗状況の確認メールを受けたが返事していなかった場合
3. タスクやプロジェクトの納期が過ぎている場合

相手に進捗状況を伝える際は、「どの業務に対するどの状況か」を明確にメールにまとめましょう。単に進捗状況を報告する場合は、以下の例文を参考にしましょう。

ほかの業務も行っていると、確認メールに返事をし忘れることがあるかもしれません。そのような場合は、まずはおわびの言葉を記載し、その後現在の状況を報告しましょう。以下の例文を参考にしてみてください。

タスクやプロジェクトの納期が過ぎている場合は、早急に事後対応を相談する必要があります。遅れている理由やいつまでに対応できるかなどを明確にまとめ、メールだけでなく電話などで連絡を取りましょう。

進捗状況の確認は、ビジネスを進めるうえで必要なことです。この記事でまとめたような注意点やマナーを押さえ、また例文を活用し、対応していきましょう。