歓送迎会は年度末となる3月を挟んで、2月から4月の期間に多くなると思います。企業などでは人事異動や退職などで、現在の職場を離れることがあります。そうした時にお別れ会として開かれるのが送別会です。また新年度に入ると、新入社員や別の職場からの転職者を迎え入れることがあります。その際、交流や親睦を深めるといった目的で行われるのが歓迎会です。

出会いと別れの季節、歓送迎会を開くにはどんな準備が必要か見ていきましょう。

・日程の調整
歓送迎会の幹事を任されたら、最初にするのが日程の調整。できるだけ多くの人が参加できる日を選びたいものです。ただし条件もあります。歓送迎会の主役となる人たちが必ず参加できる日でなければなりません。職場であれば、上司が参加できる日を優先することもあるでしょう。いくつか候補となる日時が分かったところで、参加する予定の人たちを対象にアンケートを取ってみると日程を決めやすくなります。日程の調整に便利なアプリも活用できるでしょう。

・司会進行の流れを決める
歓迎会や送迎会における、一般的な進行の流れを確認しておきましょう。まずは司会役となった人が、開会の挨拶をします。それから立場が上の人から代表の挨拶を行い、乾杯へと進みます。そのあとしばらくは、食事や歓談の時間です。場が盛り上がってきたところで、歓迎会であれば新しく入ってきた人と迎え入れる側の挨拶を、送別会であれば退職・転出する人と送り出す側の挨拶を行います。それが終わったら、中締めとして退店時間や二次会のお知らせなどをして、閉会の挨拶で終了となります。

挨拶をする場面がいくつかあるので、だれが行うのかを決めてあらかじめ依頼しておくことが必要です。

・会場選びと予約

日程や挨拶の段取りができたら、今度は場所を探すことになります。参加者の性別や年齢層によっては、ある程度食べ物のジャンルを絞りやすくなることがあるかもしれません。そうでなければ万人向けの無難なお店ということになります。会場は、オフィスや駅から近いところだと集まりやすいでしょう。そのほか気を付けるポイントとしては、個室があるかどうか、靴を脱ぐのかどうか、アレルギーがある人への対応などがあります。会場選びには、予約サイトの活用も便利です。

・参加者への案内通知
歓送迎会の案内は、メールで済ませることもありますが、相手によっては案内状を作成して送らなければならないこともあります。参加者へ知らせるべき内容は、会の目的や主催者、日時・場所・費用などです。また案内通知で参加者の出欠を確認すると、当日に集まる人数が明確になります。主役として招待する相手には「招待状」を送ります。費用は請求しません。

・（送別会の場合）プレゼントの準備
送別会の場合、忘れずに準備しておきたいのが、ちょっとしたサプライズにもなるプレゼント。花束やハンカチなどの小物を用意するのが一般的です。購入する際は、贈る側から費用を集めておくとよいでしょう。

・歓迎会の当日の流れ
歓迎会当日は、開会の挨拶から始まり、挨拶や歓談などを行っていきます。そうしたなかで歓迎会にふさわしい余興を準備しておくと、より場が盛り上がり歓迎会が成功するかもしれません。例えば、さいころやくじを使った「質問コーナー」や「自己紹介ゲーム」など。お互いの交流が進みそうです。

・送別会の当日の流れ
送別会の流れのなかで用意しておくとよいかもしれないのが「記念写真」を撮影する時間。みんなで集まって撮った写真があれば、思い出に残るでしょう。撮影する場所や撮影者を事前に決めておくとスムーズです。お店の方に撮影をお願いできれば、全員を写すことができます。

・目的やシーン別にお店を探せる
準備には多くの項目がありますが、一番難しいのはお店選びかもしれません。そんな時使ってみたいのが「ぐるなび」。デートや誕生日・記念日、打ち上げ、ビール特集など目的別にお店を探すことができます。この歓送迎会の時期に便利なのが「ぐるなび　歓迎会・送別会特集」。会場選びで迷ったら、まずチェックしたいサイトです。

・ネット予約・来店で楽天ポイントがもらえる
ぐるなびがおすすめなのは、お店選びに便利だからというだけではありません。ぐるなびの利用は、楽天ポイントを貯めるチャンスでもあります。ネット予約する際に、「ぐるなびでポイントが貯まるお店」を選んで実際に来店すると、楽天ポイントが来店人数×100ポイント貯まるのです。ぐるなびプレミアム会員のなら、来店人数×200ポイント。ぐるなびを使って楽天ポイントを貯めるには、「楽天ID連携・貯まるポイント設定」をしておきましょう。