書類や手紙を送るためには、内容物を用意するだけでなく、「封筒に宛先を書いて、切手を貼って、封をして、投函する」という一連のステップを踏む必要があります。

インターネット上で気軽にメッセージをやりとりしたり、アプリ上やメール添付などで画像を送ったりすることに慣れた人にとっては、手紙はとても面倒かもしれません。また、間違いがないように住所を書いたり、切手代がかかったりするのも、面倒と感じる要因になるでしょう。

返信用封筒は、「封筒に宛先を書いて切手を貼る」という負担を省くためにあるものです。必要になるのは、ほとんどが「相手に返信を求めている」場合。そこで、相手の負担を軽減するためや、住所の書き間違いなどを防ぐために、返信用封筒が使われるのです。

返信用封筒には「（返信先となる自分の）住所・氏名」を記載して、送料分の切手を貼るのが一般的です。企業が利用する返信用封筒の場合は、切手ではなく「料金後納郵便」などのスタンプが印字されているケースも多くあります。

また、「封をする」というステップを少しでも簡単にするために、両面テープなどを封筒の口に貼っておいて、のりやテープを探さなくても封ができるようにしておくケースもあります。

それでは、具体的な返信用封筒の書き方について、例をみてみましょう。

・封筒

相手からの指定がなく、「返信用封筒を同封」とだけ書かれていた場合は、封筒の大きさに合った切手を貼ります。封筒のサイズの指定がない場合は、三つ折りにしたA4サイズの書類が入って定型内の金額で送れる「長形3号」の封筒を使うのが一般的です。

間違っても、洋風のレターセットに入っているような横型の封筒を使わないようにしましょう。いわゆる「茶封筒」で問題ありません。

・住所、宛名

返信用封筒は「自分の家に返信をしてもらうもの」なので、ほとんどの場合は自分の住所と宛名を記入します。もし、「実家で手続きをしてもらう必要がある」というような場合は、送り返して欲しい場所の住所を書きましょう。住所は間違いがないように、「都道府県名」や「マンション名」などを略さずに書くのが一般的です。

宛名は自分の名前になりますが、このとき、「様」はつけません。「苗字　名前　行」と、最後に「行」をつけましょう。相手が「行」を消して「様」に直して返送する場合が多いので、やや場所をずらして小さめに書く場合もありますが、氏名と同じ大きさで書いてもマナー違反にはなりません。

最後に、郵便番号を書きます。書き忘れてしまいがちな箇所ですから、気を付けましょう。

なお、住所は縦書きでも横書きでも大丈夫です。ただし、企業への応募書類など、ある程度かしこまったものについては縦書きにするのが無難です。

・切手

相手が指定する金額がある場合は、その金額の切手を貼ります。なお、「切手を同封」と書かれていた場合は、貼らずに同封して送りましょう。基本的には、先方の指示に従うようにしてください。特に指示がない場合は、長3封筒を送れる「82円」の切手を向かって左上に貼ります。

・差出人

普通、郵便物を送るときは、裏面に差出人の住所と名前を書きます。しかし、返信用封筒の場合は、差出人を書く必要はありません。相手の住所などを書くとかえって失礼になることもあるので気を付けましょう。

返信用封筒は、基本的に「送る封筒」に折って入れれば問題ありません。同じ長3サイズの封筒で送る場合は、返信用封筒を3等分に折ると、ちょうど入るサイズになります。

折るときは、宛名が内側ではなく外側に来るようにすると、相手がすぐに「返信用封筒だ」とわかるのでおすすめです。

ただし、大学や公共機関の中には、返信用封筒の入れ方や折り方の指定をしているところもあります。このようなところでは、指定に合わせた折り方をするようにしてください。「これでいいだろう」と思い込まず、きちんと調べることが大切です。

返信用封筒は、相手が取り出しやすく、わかりやすいように入れるのが基本です。送る封筒にギチギチに詰まっていて取り出しづらい、封をするときに糊がくっついてしまって剥がせない、といったことがないように気を付けてください。