電子帳簿保存法とは、各税法において原則紙での保存が義務付けられている帳簿書類について、一定の要件を満たせば電子データによる保存を認めるという法律です。扱う書類や帳簿に応じて「電子帳簿・電子書類」「スキャナ保存」「電子取り引き」の3つに区分されます。

令和3年度の税制改正により、2022年1月1日以降に発生した電子取り引きに関しては、以下のルールが適用されることとなりました。

• 税務署長の事前承認がなくても、帳簿の電磁的記録を保存できる
• 日付や金額で検索できるなどの優良な電子帳簿とみなされる場合は、過少申告加算税が5％に軽減される
• 電磁的記録の訂正・削除を確認できるシステムを利用しているときは、タイムスタンプは不要
• 2023年12月31日までに発生した電子取り引きに関しては、電子データを紙書類として保存し、税務調査などのときに提示・提出することが可能だが、2024年1月1日以降は電子データとしての保存が義務化

電子帳簿保存法では、クレジットカードによる支払いの会計処理はカードの利用明細に加え、領収証書データの保存も必要です。しかし、領収証書に通常記載される以下の取り引き情報が含まれているときは、クレジットカードの利用明細でも代用できます。

• 取り引きの日付
• 取り引きの金額
• 宛名

利用明細に上記の情報が不足なく含まれているか、確認しておきましょう。

クレジットカードによる支払いの会計処理にあたっては、まず勘定科目を「未払金」としておき、引き落としがあったタイミングで会計処理を実施します。

【例】コピー用紙代5,000円をクレジットカードで支払ったとき

料金が引き落とされたとき

クレジットカードによる支払いをした取り引きが複数あるときは、料金引き落としのときにまとめて会計処理を実施します。

クレジットカードを支払いに用いることには、多くのメリットがあります。例えば、支払った料金に応じてポイントが還元されることがある、手持ちの現金がなくても支払いができるなどもメリットです。

その中でも、電子帳簿保存法や会計処理関連のメリットをいくつか解説します。

現金で支払った場合は、紙の領収証書が発行されます。従来であれば領収証書を保管し、取り引き情報を紙の帳簿に手作業で記録するか、経費精算システムに手動入力する必要がありました。

しかし、電子帳簿保存法の改正により、2024年1月1日以降は領収証書をスキャンして電子帳簿として保存し、なおかつ帳簿も電子化しておくことが求められます。いずれにしても手作業が必要になるため、記入ミス・転記ミスが生じる可能性があります。

クレジットカードで支払いをすれば、利用明細が電子書類として作成されるため、領収証書を1枚ずつスキャンする必要がありません。また、経費精算システムと連携することで、入力ミス・転記ミスなく帳簿を作成できるようになります。

クレジットカードのWeb明細を利用すれば、紙の利用明細を受け取る必要がなく、ペーパーレス化を実現できます。ペーパーレス化により業務効率化だけでなく森林保護・環境保全にも寄与でき、企業としての社会的責任を果たすことにもつながります。

また、利用明細の紛失リスクも回避でき、書類を探す手間や時間も節約できます。

2023年12月31日までの取り引きに対しては暫定的に紙の書類・帳簿も認められますが、2024年1月1日以降は完全電子化が実施されます。スムーズに対応するためにも、ビジネス関連の支払いはクレジットカードでまとめる、クレジットカードと会計システムを連携させるなどの準備を始めましょう。